Negli ultimi mesi sono entrate in vigore importanti novità che riguardano il modo in cui devono essere pagate e documentate le spese di trasferta (vitto, alloggio, taxi, trasporti). Si tratta di un cambiamento che coinvolge lavoratori dipendenti, professionisti e imprese. Di seguito una sintesi chiara e pratica delle nuove regole.

1. Pagamenti tracciabili obbligatori

Per essere rimborsate senza tassazione per il lavoratore e per essere deducibili per l’azienda, le spese sostenute in trasferta devono essere pagate con strumenti tracciabili, come:

• carta di credito o debito;
• carta prepagata;
• bonifico;
• app di pagamento collegate a un conto corrente;
• altri mezzi elettronici autorizzati.

Il pagamento in contanti non è più valido ai fini fiscali, salvo poche eccezioni.

2. Quali spese sono interessate

Le spese che devono obbligatoriamente essere pagate in modo tracciabile sono:

• vitto (ristoranti, bar, mense);
• alloggio (hotel, B&B, affittacamere con fattura);
• taxi e NCC;
• trasporti locali.

Sono invece escluse dall’obbligo di tracciabilità le spese per:

• treni;
• aerei;
• pullman di linea;
• traghetti.

Questi mezzi, infatti, garantiscono già la tracciabilità tramite il titolo di viaggio.

3. Se la spesa viene pagata in contanti

Se la spesa non è tracciabile:

• il rimborso diventa tassabile per il lavoratore;
• l’azienda non può dedurre la spesa ai fini delle imposte.

Esempio pratico: un dipendente paga un taxi in contanti. La spesa non può beneficiare dell’esenzione e l’impresa non potrà dedurla.

4. Regole estese anche alle spese di rappresentanza

Le nuove norme si applicano anche alle spese di rappresentanza sostenute verso clienti o partner. Anche in questo caso, pagare in contanti significa perdere la deducibilità fiscale.

5. Cosa devono fare imprese e studi professionali

Per adeguarsi alle nuove regole è consigliabile:

• dotare i collaboratori di carte aziendali;
• aggiornare la policy interna sulle trasferte;
• formare il personale su come pagare correttamente;
• controllare che ogni nota spese sia supportata da documenti tracciabili.

6. Perché questa novità

Le nuove disposizioni hanno l’obiettivo di:

• aumentare la trasparenza dei rimborsi;
• ridurre abusi e irregolarità;
• rendere più semplici i controlli fiscali;
• allineare la normativa italiana agli standard europei.

Conclusione

Le nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti rappresentano un cambiamento importante nella gestione delle trasferte di lavoro. Il principio da ricordare è semplice: se la spesa non è pagata con strumenti tracciabili, non può essere rimborsata come esente né dedotta dall’impresa. Organizzazione e formazione interna diventano quindi fondamentali per evitare errori e sanzioni.